W ramach pilotażu przeprowadzono test specjalistycznego systemu mającego na celu wsparcie Wydziału Oświaty w organizacji przewozów szkolnych. Głównym celem stawianym przed rozpoczęciem wdrożenia było zmniejszenie występowania tzw. problemów miękkich wynikających z obsługi przejazdów przez przewoźników oraz wykrywanie sytuacji, w której dziecko nie przyjeżdża do szkoły lub przewozy nie są realizowane zgodnie z założeniami.
Główne wyzwania przed jakimi stanął klient to przede wszystkim brak odpowiednich danych podczas kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, ale również brak informacji na temat tego czy przewoźnik realizuje swoje zadania zgodnie z harmonogramem. Ponadto, problematyczny był również proces rozliczania się za wykonaną pracę.
Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z Blees, Wydział Oświaty w Gliwicach mierzył się z trzema głównymi problemami powiązanymi z transportem dzieci do szkół. Najbardziej istotnym był brak odpowiednich danych na temat realizowanych zadań transportowych podczas kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. Po drugie, nie istniał mechanizm pozwalający ocenić, czy przewoźnik realizuje swoje zadania zgodnie z harmonogramem. Ostatnim problemem, również powiązanym z przewoźnikami, był skomplikowany proces rozliczania za wykonaną pracę, generujący zbędny narzut procesowy.
Firma Blees w odpowiedzi na problemy zgłaszane przez Wydział Oświaty w Gliwicach wdrożyła system, który składał się z trzech kluczowych elementów.
Aplikacja dla kierowcy umożliwiła przedstawienie trasy od momentu rozpoczęcia do zakończenia przejazdu. Użytkownik widział lokalizację najbliższego przystanku oraz dostawał jasną informacją o tym, ile osób odebrać/wysadzić w danym miejscu. Co istotne, aplikacja pozwalała na oznaczenie o przybyciu do punktu odbioru oraz o odebraniu dziecka, co docelowo przekładało się na jasną informację na temat realizacji zadania przez przewoźnika.
Panel dla UM ułatwiał zarządzanie przewozami szkolnymi w jednym miejscu. Zawierał niezbędne informacje z listą wszystkich dzieci wraz z danymi o miejscu odbioru, kontaktem do opiekuna, szkole docelowej do której ma być dostarczone dziecko. Ponadto spełniał funkcję monitorującą przewozy, zwracając informację na temat realizacji przejazdów względem harmonogramu. Ważną kwestią była też możliwość raportowania i dostarczania szczegółowych danych np. na temat liczby przewiezionych dzieci w zależności od okresu czy pojawiających się nieprawidłowościach w przejazdach. Dodatkową opcją była funkcja komunikowania się z opiekunami dzieci.
Panel dla przewoźnika był miejscem, gdzie wprowadzane były poszczególne pojazdy wraz z niezbędnymi danymi. Dawał on również możliwość wprowadzania harmonogramu przejazdu oraz monitorowania realizowanych przewozów analogicznie jak w panelu dla UM.
“Innowacyjne oraz technologiczne rozwiązania często wywołują u ludzi niechęć wynikającą z potrzeby wprowadzenia zmian w podejściu do pracy czy też swoich przyzwyczajeń, ale także obawy na temat tego czy inwestycja w innowację się zwróci.
Podejście, które zastosowaliśmy wspólnie z firmą Blees, czyli jedynie 4-miesięczny pilotaż, pozwoliło nam zminimalizować ryzyko negatywnego wpływu zmiany procesu transportu dzieci do szkół na funkcjonowanie naszej organizacji. Jednocześnie mieliśmy możliwość szybko ocenić czy rozwiązanie proponowane przez dostawcę znacząco ograniczy nasze problemy – a to jest dla nas najważniejsze. Pilotaż pokazał, że przygotowanie danych dot. transportu na potrzeby kontroli, czy też proces rozliczania się z przewoźnikami mogą być bajecznie proste, jeśli tylko sięgniemy po dojrzałą technologię.
Tym samym udowodniliśmy sobie, że kierunek wyznaczany przez firme Blees, jest spójny z kierunkiem jakim musimy podążać, jeśli chcemy minimalizować narzut organizacyjny związany z transportem dzieci do szkół w naszej gminie. Jednocześnie poczyniliśmy pierwsze kroki w kierunku budowania relacji z partnerem z prywatnego sektora, który może w przyszłości pomóc nam zmieniać na lepsze transport publiczny w naszym mieście.”
